Efektívna firemná komunikácia v dobe informačnej revolúcie
Uvod do firemnej komunikacie
Interná komunikácia má hlboký teoretický základ v medziľudskej komunikácii. Pri správnom nastavení ovplyvňuje väčšinu firemných procesov a vzťah zamestnancov ku spoločnosti. Tak ako v medziľudskej komunikácii, rovnako tak aj v rámci firemnej komunikácie nie je možné nekomunikovať.
Je zvykom zdielať osobné údaje prostredníctvom sociálnych sietí.
Existujú desiatky nástrojov, ktoré firma môže využiť pre riadenú internú komunikáciu. Výber toho najvhodnejšieho pre konkrétneho zamestnávateľa záleží na komunikačnej stratégii, počte zamestnancov, vekovej štruktúre, úrovni vzdelania, odvetví, firemnej kultúre a ďalších charakteristikách, ktoré je nutné vzájomne a kriticky zvažovať, aby zamestnávateľ dokázal odovzdávať informácie tým najefektívnejším spôsobom. Internú komunikáciu a jej stratégiu by žiaden zamestnávateľ nemal zanedbať. Dokáže totiž prinášať merateľné zisky pri minimálnych nákladoch. Ak však význam efektívnej komunikácie podceníme, podstupujeme riziká, ktoré sa môžu riešiť oveľa komplikovanejšie vo forme dôsledkov.
Okrem efektivity by firmy mali viac dbať na zabezpečenú komunikáciu . Práve u malých firiem je tento aspekt pomerne často prehliada. Pritom únik informácií do nepovolaných rúk a prezradenia firemného know - how môže mať pre firmu ďalekosiahle dôsledky. Informácie, ktoré si medzi sebou členovia tímu vymieňajú, by mali byť chránené pred nepovolanými osobami. A to nielen inštaláciou kvalitných antivírusových či antispamových programov, ale aj používaním nástrojov, v ktorých sú dáta bezpečne šifrovaná. Príkladom sú dáta uložené v cloude na zabezpečenom serveri v hostingovom centre.
Ďalším predpokladom, ako zlepšiť internú komunikáciu vo firme, je prieskum spokojnosti zamestnancov. Zamestnávateľ tak môže získať spätnú väzbu nielen na pracovnú atmosféru a firemnú kultúru, ale aj vnímanie „brandu“ spoločnosti zamestnancami. Tieto informácie môžu poslúžiť ako cenný materiál na nové výzvy internej komunikácie. Komunikátori by mali venovať pozornosť aj forme prieskumu. Odborníci odporúčajú anonymný dotazník alebo prizvanie tretej nezainteresovanej strany. Tá ako garant anonymity môže nielen zvýšiť dôveryhodnosť prieskumu, ale aj vyššiu mieru reakcie
Na firemnú komunikáciu veľa firiem používa stále email. V dnešnej dobe však existuje nespočetné množstvo aplikácií ktoré riešia spôsob firemnej komunikácie a riadenie zdrojov efektívnejšie. Web aplikácia určená na riadenie firemných procesov a komunikácie dokáže výrazne zvýšiť produktivitu. Všetka komunikácia a dokumentácia (dokumenty, obrázky, súbory) ohľadom jednotlivých úloh je kedykoľvek k dispozícii a to priamo v mieste kde je problém definovaný. Nie je potrebné prechádzať množstvo emailov, hľadať dokumenty v prílohách a stále mať pocit že som niekde niečo pozabudol…
Úlohy sú udržiavané v štruktúrovanej podobe, väčšinou majú priradený dátum spracovania, zodpovednú osobu, prioritu. Niektoré aplikácie umožňujú kategorizovať úlohy, definovať stav spracovania, radenie úloh do kategórií a pod. Všetky zainteresované osoby sú automaticky informované o všetkých zmenách v rámci úloh, či už emailom alebo priamo v aplikácii. Všetci zamestnanci majú prehľad čo sa deje v projektoch do ktorých boli zadelení. Zdroje aktivít slúžia ako informačný kanál. Zamestnanci získavajú lepší prehľad ako sa projekt vyvíja. "Pravá ruka vie čo robí ľavá"
autor citacie: Roman Leinwather
firemna komunikacia
Úlohy sa automaticky zobrazujú v kalendári čo uľahčuje plánovanie, väčšinou je možnosť úlohy zobraziť aj v externých kalendároch ako napr. Google Calendar, iCal a podobne. Manažér ma možnosť v ktoromkoľvek momente získať prehľad, kto na čom pracuje. Vedenie si dokáže spätne vyhotoviť správy o vykonanej práci a analyzovať tak produktivitu jednotlivých pracovníkov, vývoj projektov a náročnosť úloh.
Systém upozorňuje zamestnancov každý deň na úlohy ktoré majú byť v ten deň ukončené, taktiež na stretnutie ktoré majú dohodnuté, prípadne na úlohy ktoré sú už po termíne. V dobe informačného pretlaku, takýto denný sumár môže výrazne napomôcť pracovníkom neopomenúť dôležité úlohy pre ten ktorý deň.
Softvér často umožňuje evidovať čas strávený na úlohách. Pokiaľ softvér umožňuje zadanie hodinovej mzdy pre projekt, tak údaj o strávenom čase na úlohe je automaticky prepočítaný do peňažnej podoby vo fakturácii.
Často je možné zadať navrhnutý rozpočet pre projekt a sledovať tak jeho čerpanie na základe vyfakturovaných úloh.
Aplikácie je väčšinou dostupná vo viacerých jazykoch a tak spolupracovníci v iných krajinách môžu pracovať v tom istom systéme.
Dnes je štandardom, že je software dostupný cez počítače, tablety aj telefóny.Väčšina software ponúka prvý mesiac zdarma a tak je veľmi jednoduché si najskôr vyskúšať či by vyhovoval vaším potrebám.
Čo je Trello?
Trello je bezplatná webová aplikácia pre správu projektov. Vytvorila ju firma Fog Creek Software (Softwareová spoločnosť sústreďujúca sa na tvorbu manažérskych nástrojov pre zjednodušenie komunikácie v pracovnom prostredí).
Trello bolo vyhlásené za
The 7 Coolest Startups You Haven’t Heard of Yet
magazínom Wired v septembri 2011.
Trello pre riadenie projektov používá formu, známu ako Kanban (Kanban znamená v japončine karta, štítok alebo lístok), ktorú pôvodne popularizovala Toyota v roku 1980. Projekty sú zastúpené takzvanými boardmi, ktoré obsahujú zoznamy úloh. Úlohy je možné v rámci zoznamov presúvať (pomocou drag-and-drop). Tento posun úloh zobrazuje priebeh od nápadu k realizácii. K úlohám môžu byť prideľovaní užívatelia, časové termíny a súbory.
Zakladanie Trello účtu
Pre založenie Trello účtu sa budete musieť prihlásiť cez trello.com Pred prihlásením je nevyhnutná registrácia ktorá zaberie maximálne pár minút. Pre vytvorenie Trello konta je potrebné vyplniť meno, heslo a platnú email adresu kam bude zaslaný potvrďovací email.
Vzhľad a možnosti Trella
Tri základné rysy Trella su (a) Trello Boards (b) Trello Lists(zoznam) (c) Trello Cards. (štítky/karty)
- Trello Boards:
- Trello Lists:
- Trello Cards(karty):
- Názov ktorý stručne vysvetluje obsah karty
- Komentár – kde môžu užívatelia komentovať k príbuzným aktivitám. Jednou z nevýhod je, že komentáre nie je možné upravovať po vložení, takže v prípade že ste spravili chybu alebo na nieco pozabudli ste nutení pridať ďalší komentár
- Add/Remove – kde môžu byť pridaní noví členovia do danej karty
- File attachment – príloha uploadnutá z PC (obrázky, súbory...)
- Subscribe – užívateľ môže dostávať notifikácie z karty bez toho aby bol členom danej karty
- Vote – Hlasovanie o popularite karty
- Checklist - Obsahuje zoznam vecí ktoré musia byť splnené.
- Due date – Stanovenie dátumu deadlinu aby o ňom boli všetci užívatelia informovaní.
Trello funguje na hierarchickom systéme úrovní informácií (board, list a card). Všetky projekty ktoré užívateľ vytvorí su v podstate organizované do boardov. Boardy zvyčajne obsahujú skupinu lists(zoznamov) ktoré zase obsahujú skupinu cards(štítkov). Jednou z výhod Trella je možnosť vytvárať neobmedzené množstvo boardov alebo lists(zoznamov). Tieto boardy môžu byť zdielané medzi používateľmi takže každý z používateľov v tej istej skupine alebo v rôznej skupine získa lepší pohľad na stav projektu a to pomáha koordinovať prácu na projekte.
Podobne ako news feed na Facebooku aj v Trelle sa zobrazujú novinky na pravej strane obrazovky kde je zobrazená najnovšia aktivita v niektorom z boardov. Vďaka tomu môžete vidieť čo robia ostatní v danom boarde. Je prednastavené, že sa zobrazuje len pár najnovších udalostí ale pomocou “View all” si môžete zobraziť vsetky najnovšie udalosti.
Lists (zoznamy) je séria stĺpcov zoradených na boarde. Každý list ma špecifický názov, ktorý udáva o čo vo všeobecnosti v danom liste ide. Každý list typicky obsahuje minimálne jednu kartu. V týchto kartách sa nachádza detailná informácia o tom načo je daný list určený. Karty sa dajú jednoducho presúvať z jedného listu do druhého (drag and drop).
Karty obsahujú viac informácii ako ktorákolvek iná časť na boarde. Každá karta obsahuje nasledovné sekcie:
Použitá literatúra:
wikipedia.org
elatewiki.org
zajtra.sk
trello.com
Adam Sevecek