AKO efektívne viesť poradu

Pridané používateľom 6330 dňa St, 04/09/2014 - 18:31

Je porada naozaj nevyhnutná?

V istých situáciách porady vôbec nie sú potrebné (napr. zdieľanie informácií). Zasadnutie zorganizujme,
ak prosté zdieľanie informácii nestačí. Ak potrebujete od kolegov spätnú väzbu alebo skupinovú zhodu názorov, je praktickejšie komunikovať tvárou tvár.

Bližšie rozoberieme tieto body:

  • Pár zaujímavosti na úvod
  • Definícia a ciele
  • Načo sú dobré porady
  • Typy porád
  • Efektívna porada
  • Čo ak sme odbočili od témy
  • Kto je zúčastnený?

      • Pár zaujímavosti na úvod

    Viete koľko času strávi človek počas pracovnej kariéry na poradách?
    To číslo predstavuje približne 6000 hodín.
    Stredný manažér takej stredne veľkej firmy strávi na poradách až 35 %
    a top manažér veľkej firmy často viacej ako 50 % pracovného času.
    Približne 5 až 7 % svojho rozpočtu utrácajú firmy za to, že ich zamestnanci sa zúčastňujú porád.
    A až 75 % manažérov stredných a veľkých firiem je nespokojná s nízkou efektivitou porád a preto hľadajú príčiny prečo tomu tak je.

      Definícia a ciele

    Čo je to vlastne porada?

    Porada je akákoľvek schôdza zvolávaná s určitým cieľom, od ktorého následne závisí typ porady.
    Cieľom porady môže byť napríklad:

    • Identifikácia problémov
    • Riešenie problémov
    • Odovzdanie informícií
    • Prijatie rozhodnutí

      Načo sú dobré porady

    Základné faktory načo sú pre firmy dobré porady.

    • Sú dôležitý komunikačný prostriedok každej organizácie
    • Zlepšujú informovanosť
    • Skupinová diskusia je účinným nástrojom kreativity, presvedčovania a analyzovania
    • Ľudia radšej podporujú rozhodnutia na ktorých sa sami podieľajú
    • Môžu urobiť ľudí zodpovednejšími za prijaté rozhodnutia
    • Možnosť ovplyvnenia prijímaných rozhodnutí
    • Možnosť k predkladaniu vlastných návrhov
    • Umožňujú pohľad z viacerých uhlov

      Typy porád

    Poznáme viacero typov porád.

      FORMÁLNE– sú to dopredu pripravované porady s presným programom, najčastejšie pravidelné porady managmentu firiem.
    Rozoberajú sa tu odpovede na dôležité otázky typu:
    - Ako sa nám darí plniť ciele?
    - Čo ideme robiť ďalej, ako budeme napredovať?
    - Ako dobre spolupracujeme?
    - Čo nás brzdí pracovať efektívnejšie?
    - Ako môžeme zvýšiť efektivitu?
      NEFORMÁLNE– pravidlá a postupy tohto typu porád sú veľmi málo formalizované.
      ÚČELOVÉ– sú to porady zvolávané bez pevného programu. Môžu to byť porady zvolávané v reakcií na riešenie krízovej situácie alebo schôdza s nejakým klientom (obchodným partnerom).
      RIEŠITELSKÉ– cieľom týchto porád je vyriešenie problémov alebo produkcia nových nápadov.
      INFORMAČNÉ– sú to porady, ktorých účelom je informovať ostatných. Môžu to byť napr. krátke ranné porady.

      Efektívna porada

    Efektívna porada by mala spĺňať tzv. „Trinástoro dobre zorganizovaných porád“.

    1. Niekto poradu vedie, t. j. každá porada má svojho moderátora.
    2. Je dôležité rozdeliť si úlohy: niekto sleduje dodržiavanie vopred zaslanej agendy, niekto prezentuje výsledky, niekto spisuje zápisnicu, iný sleduje čas. Ľudia by mali rotovať – raz jeden píše správu, inokedy druhý. Potom každý môže zistiť, aké ťažké to je viesť efektívnu poradu tímu.
    3. Pozvaní by mali byť všetci, ktorí majú k problému čo povedať. Nie tí, ktorí majú byť informovaní.
    4. Porada musí mať stanovený jasný dôvod a presne daný program. Bodov programu však nesmie byť priveľa.
    5. Treba začať načas, všetci zúčastnení by mali prísť presne na začiatok. Ak sa niekto omešká, môže sa zaviesť nejaké vtipné pravidlo (napr. každý, kto príde na poradu neskoro, platí 1 euro za každú omeškanú minútu. Za vyzbierané peniaze sa potom nakúpia darčeky pre zamestnancov.)
    6. Každá porada má byť časovo ohraničená – max. 90 minút.
    7. Treba sa držať tém a neodbočovať od nich.
    8. Každé rozhodnutie má mať určenú zodpovednú osobu, časový termín a spôsob kontroly.
    9. Každý účastník porady by mal byť aktívny, ale neprerušovať ostatných.
    10. Moderátor by mal pravidelne sumarizovať posun v porade.
    11. Porada by mala skončiť načas.
    12. Ten, kto robí zápisnicu, ju následne rýchlo rozdistribuje.
    13. Porady by sa mali konať pravidelne raz týždenne, alebo aspoň každé dva týždne.

      Čo ak sme odbočili od témy

    Pri plánovaní opatrení sa často rozpútajú divoké diskusie. Pre prípad, že skupina odbočí od témy, má človek, ktorý vedie poradu inak povedané moderátor k dispozícii tri nástroje resp. metódy:

    • metódu štvorlístka
    • metódu blesku
    • metódu metakomunikácie

    Metóda štvorlístka zavedie skupinu späť k téme tak, že moderátor sa spýta:
    "Je to teraz pre nás dôležité, alebo môžeme najprv dokončiť bod X?"
    "Mohli by sme sa k tejto téme vrátiť za chvíľku? ďakujem."
    "ďakujem; boli sme práve pri tom, že ..."
    "Dobre, ale čo teraz urobíme s bodom X?"

    Metóda blesku spočíva v tom, že sporné body, ktoré sú zdrojom diskusií, moderátor označí bleskom a predbežne nechá tak. Neskôr sa k nim skupina vráti a novu ich prediskutuje.

    Metóda metakomunikácie použije sa, keď sa skupina zauzlí. Moderátor povie "Stop" a skupina začne rozprávať nie o probléme, ale o svojej diskusii o probléme. S prečistenou hlavou sa potom vráti k riešeniu pôvodného problému.

      Kto je zúčastnený?

    Isto by ste radi vedeli, keď už viete ako viesť efektívnu poradu, kto sa vlastne porád zúčastňuje.
    Porád sa zúčastňuje predsedajúci a účastníci.

    Predsedajúci– je to manažér (vedúci, predseda), ktorý vedie celú poradu.
    Počas vedenia porady by mal vedieť a dodržať nasledovné body:

    • Dokáže udržať poradu v rýchlom tempe
    • Preberie všetko v danom časovom intervale
    • Rekapituluje prerokované záležitosti
    • Dá priestor účastníkom na diskusiu
    • Dokáže zvládnuť rôzne typy účastníkov
    • Dovedie poradu k úspešnému záveru

    Účastníci – sú to ostatní zúčastnení na porade.
    Mali by:

    • Poznať program a cieľ porady
    • Dostaviť sa včas
    • Byť pripravení
    • Byť aktívni
    • Vyjadrovať sa k téme stručne a jasne
    Avšak predsedajúci to na porade nemá vždy také ľahké. Pretože poznáme rôzne typy účastníkov s ktorými musí vedieť predsedajúci správne manipulovať. Uvedieme typy účastníkov:
      Typ pozitívny - je potrebné ho povzbudzovať, aby mohol čo najviac pôsobiť na ostatných členov tímu. Jeho prínosu je dobré využívať najmä pri vyhrotenej diskusii.
      Typ učiteľ - je potrebné prekonať nechuť byť poučovaný a venovať takému členovi porady čo najviac pozornosti, pretože je to spravidla človek s množstvom vedomostí, ktoré môžu byť veľkým prínosom.
      Typ plachý - takéto člena je potrebné získať a vtiahnuť do diania tým, že sú mu občas kladené tzv. " bezpečnostné otázky ", na ktoré s najväčšou pravdepodobnosťou zareaguje správne.Za každý jeho prínos do diskusie je potrebné mu poďakovať a oceniť ho.
      Typ nezúčastnený – je potrebné klásť mu otázky, ktoré sa týkajú jeho práce, prípadne mu klásť stále otázky.
      Typ ukecaný - takého človeka treba občas slušne prerušiť a udržiavať v časovom rámci, inak hrozí, že spotrebuje všetok čas vyhradený pre diskusiu k danej téme.
      Typ hádavý – netreba sa nenechať takým účastníkom vtiahnuť do hádky, inak ovládne celú poradu.
      Typ pochybovač - je potrebné dať porade príležitosť využívať čo najviac jeho pochybovačných otázok, ktoré sú potrebné na overenie správnosti prijatých rozhodnutí.
      Typ nekooperatívny - je potrebné dohliadnuť, aby boli využívané možnosti jeho prínosu napr. jeho odbornosť.

    Zhrnutie

    Zhrnuli by sme to do šiestich bodov.

    • bežné porady sú efektívne iba dovtedy, kým stretnutie plní svoj účel
    • čím viac účastníkov, tým viac ťažkostí
    • aby sa dospelo k efektívnemu rozhodnutiu, účastníci porady musia poznať fakty, o ktorých sa bude rokovať, a to ešte pred začiatkom porady
    • predsedajúci porady by mal na konci porady zhrnúť rozhodnutia, ku ktorým sa dospelo a úlohy, ktoré boli zadané – to je totiž to, čo si ľudia najviac zapamätajú: posledná vec, o ktorej sa hovorilo
    • praktizovanie hovorenia dookola: každá osoba zúčastnená na porade sa rad-radom stručne a jasne vyjadrí k diskutovanému problému; ak by to zabralo veľa času, znamená to, že na porade je priveľa ľudí
    • urobiť dobré rozhodnutie neznamená automaticky aj jeho dobré uskutočnenie; keď sa dohodne na nejakom výsledku, treba zvoliť najlepšiu cestu pre celú pracovnú skupinu, ako daný výsledok aj dosiahnuť

    Samozrejme ak budeme dodržiavať Trinástoro dobre zorganizovaných porád, tak budú všetci spokojní ako predsedajúcu tak i účastníci. Porady budú oveľa efektívnejšie a účinnejšie.

    Vypracoval: Pavlovič Tomáš

    ZDROJE
    [1] http://www.podnikam.webnoviny.sk/manazment/ludske-zdroje-motivacia/vedie...
    [2] http://www.pp.sk/1548/Tajomstvo-uspesnych-porad_38311.aspx
    [3] http://www.ibispartner.sk/sk/riadenie-vykonnosti/205-porady-lahko-a-efek...
    [4] http://www.freeimages.com

    Tags: